Smartsheet - не обычная платформа для управления проектами. Вместо этого это программа для работы с электронными таблицами, подобная Excel, которая позволяет отображать сложные данные. Несмотря на то, что платформа может предоставить вашему бизнесу большую гибкость, требуется менеджер, который действительно любит электронные таблицы, чтобы получить максимальную отдачу от этого программного обеспечения. Smartsheet не особенно прост в использовании, и ему не хватает интуитивно понятного дизайна, как у многих его преданных конкурентов по управлению проектами.
Планы и цены
Smartsheet предлагает два уровня плана для малого бизнеса и два варианта индивидуального плана для среднего и крупного бизнеса.
Индивидуальный план стоит 19 долларов на пользователя в месяц или 168 долларов на пользователя в год при ежегодной оплате. Это включает в себя множество функций Smartsheet, но, в частности, исключает возможность отслеживать прогресс и управлять пользователями в команде.
Бизнес-план стоит 32 доллара на пользователя в месяц или 300 долларов на пользователя в год при ежегодной оплате. Это добавляет функцию журнала активности, управление группами, настраиваемые панели мониторинга и отчеты. Обратите внимание, что для бизнес-плана необходимо приобрести как минимум три лицензии.
Планы Enterprise и Premier предназначены для более крупных компаний, которым необходимы расширенные функции администрирования и управления пользователями. План Premier включает несколько приложений Smartsheet премиум-класса, а также поддержку интеграции с Salesforce и Microsoft Dynamics. Вам нужно будет связаться со Smartsheet, чтобы получить информацию о ценах на эти планы.
Функции
Smartsheet гораздо больше похож на Microsoft Excel по своим функциям и интерфейсу, чем на большинство специализированных инструментов управления проектами. С помощью Smartsheet вы можете делать практически все, что и с традиционной электронной таблицей, включая отслеживание расходов и бюджетов и создание форм. Основное отличие состоит в том, что Smartsheet предлагает шаблоны и огромное количество инструментов форматирования, чтобы платформа лучше работала в бизнес-среде.
Например, Smartsheet позволяет создавать раскрывающиеся меню внутри ячеек, чтобы вы могли быстро получить доступ к контактам, событиям календаря, членам команды или активным задачам. Использование нескольких раскрывающихся меню позволяет быстро и просто создать контрольный список задач для проекта, назначить членов команды для каждой задачи и установить крайние сроки. Преимущество Smartsheet перед другими платформами управления проектами заключается в том, что у вас есть практически неограниченный потенциал для добавления настраиваемых полей к каждой задаче.
Что хорошо в Smartsheet для управления задачами, так это то, что вы можете перетаскивать задачи внутри электронных таблиц. Таким образом, вы можете создать иерархию подзадач или переместить элементы в столбец «Готово» в зависимости от того, как вы предпочитаете организовать рабочий процесс. Кроме того, программное обеспечение позволяет вам легко определять условное форматирование, чтобы вы могли, например, выделить любые задачи с крайним сроком в ближайшие две недели.
Еще один способ, которым Smartsheet может быть очень полезным, - это создание гибридных таблиц с его помощью. В Smartsheet есть шаблоны для составления бюджета проекта, расходов и учета рабочего времени. Вы можете использовать эти шаблоны, чтобы увидеть, какие члены команды назначены для какого проекта в ведомости расходов. Или интегрируйте отчет о расходах непосредственно в электронную таблицу графика проекта.
Автоматизация рабочего процесса
Одна из полезных функций Smartsheet - это рабочие процессы, которые позволяют автоматизировать некоторые из ваших электронных таблиц. В частности, рабочие процессы позволяют использовать данные для запуска дополнительных событий на ваших таблицах. Таким образом, вы можете автоматически назначать новых пользователей проекту, когда определенная задача помечена как завершенная, или запускать оповещения по электронной почте при достижении определенного этапа или предела расходов.
Интеграция приложений
Smartsheet обладает огромными возможностями для интеграции дополнительного программного обеспечения. Как и следовало ожидать, платформа сразу работает с большинством крупных поставщиков облачных хранилищ и Google Apps. Также существует торговая площадка приложений Smartsheet, где вы найдете новые шаблоны электронных таблиц, возможности интеграции в один клик и надстройки премиум-класса. Если вы не можете найти нужную интеграцию, вы можете получить доступ к API Smartsheet для разработки новых возможностей.
Интерфейс и в использовании
Неудивительно, что Smartsheet - не самый простой инструмент управления проектами в мире - в конце концов, он полностью полагается на электронные таблицы. Если вы специалист по Excel, выучить Smartsheets будет значительно проще, чем если бы вы обычно избегали электронных таблиц в максимально возможной степени. Однако есть некоторые различия в формулах и макете меню, поэтому программное обеспечение требует обучения почти от всех.
В частности, когда вы начнете, вам нужно будет выяснить, какие шаблоны будут работать для вашего бизнеса. Шаблоны платформы разделены на категории по сферам деятельности (например, управление проектами, продажи, маркетинг, ИТ и т. Д.). Но в магазине приложений Smartsheet есть и другие шаблоны для изучения.
Smartsheet также имеет несколько недостатков после того, как вы освоили программное обеспечение. Главный из них заключается в том, что у соавторов нет простого способа узнать, кто над каким документом работает. Итак, если вы работаете в команде, вам нужно подумать о стратегии, чтобы избежать перезаписи работы в одной электронной таблице управления задачами.
Кроме того, хотя Smartsheet является облачным программным обеспечением, в нем отсутствует функция непрерывного автоматического сохранения. Платформа будет сохранять вашу работу через определенные промежутки времени, но если вы хотите, чтобы изменения мгновенно передавались соавторам в электронной таблице, вам нужно фактически нажать кнопку «Сохранить».
Служба поддержки
В Smartsheet есть обширная библиотека видеоуроков, которые помогут вам сориентироваться в программном обеспечении. Также существует множество онлайн-документации для решения наиболее распространенных проблем.
Однако в Smartsheet нет прямой поддержки клиентов. Вы можете связаться с компанией только через систему тикетов поддержки по электронной почте, поэтому ответы на любые вопросы могут занять целый рабочий день или больше.
Соревнование
Smartsheet больше всего похож на AirTable, который также использует расширенные электронные таблицы для организации проектов и всех других аспектов вашего бизнеса. AirTable немного дешевле и предлагает более удобный интерфейс, но ему не хватает той глубины функциональности, которую предлагает Smartsheet. В частности, в AirTable нет инструментов для автоматизации рабочего процесса, и создавать гибридные таблицы гораздо сложнее.
Окончательный вердикт
Smartsheet - это очень продвинутый инструмент для работы с электронными таблицами, хотя это далеко не самое простое в использовании программное обеспечение, если все, что вам нужно, - это управление проектами. Если вы можете преодолеть сложную кривую обучения, Smartsheet достаточно универсален, чтобы создавать гибридные электронные таблицы с перекрестными данными и обеспечивать автоматизированные рабочие процессы. Однако на платформе по-прежнему отсутствуют некоторые базовые функции совместной работы, такие как автоматическое обновление через облако.
- Вы можете зарегистрироваться в Smartsheet здесь
