В связи с ростом числа кибератак всем нам необходимо проявлять повышенную бдительность в отношении защиты наших данных. Если вы управляете налоговой фирмой, то ответственность за сохранность данных о клиентах-налогоплательщиках также имеет первостепенное значение. Во время налогового сезона риски еще более усугубляются, поскольку предприятия и налоговые фирмы обмениваются информацией, поскольку они стремятся сократить время подачи налоговой декларации.
Это, естественно, представляет большой интерес для киберпреступников, которые хотели бы получить доступ как к данным вашей налоговой компании, так и к информации о клиентах. Если им удастся проникнуть в эти данные о налогоплательщиках, они могут использовать их для подачи мошеннических налоговых деклараций, а также серьезно повлиять на вашу налоговую фирму и ее базу данных клиентов.
Поэтому крайне важно обеспечить, чтобы как физические лица, так и налоговые компании принимали меры для снижения угрозы со стороны киберпреступников. Для частных лиц пакет защиты от кражи личных данных - отличная идея.
Для налоговых компаний есть несколько шагов, которые могут быть предприняты, многие из которых относительно просты и не требуют ничего, кроме либерального здравого смысла. Однако для более надежного набора превентивных мер вам понадобится более полное решение, варианты которого мы рассмотрим ниже.
- Проверьте лучшую защиту от кражи личных данных
- Лучшее налоговое программное обеспечение на сегодняшний день
- Взгляните на лучшее бухгалтерское программное обеспечение
Угрозы взлома
Любой человек может стать жертвой киберпреступности, и это касается не только людей, которые дома заполняют налоговые декларации на своих ноутбуках, компьютерах или смартфонах. В новостях регулярно появляются заголовки о нарушениях безопасности в крупных компаниях, в результате чего данные клиентов часто подвергаются риску. Это может быть просто потерянный адрес электронной почты, хотя более серьезные нарушения могут включать такие вещи, как данные об адресе, номера кредитных карт и, что еще хуже, номера социального страхования.
Таким образом, если вы управляете налоговой фирмой, это означает, что вам необходимо принять все меры для защиты данных клиентов. IRS предоставляет полезную документацию, которая может помочь обозначить ключевые обязанности и меры безопасности, которые необходимы для решения этой проблемы. Это удобное руководство под названием "Защита данных налогоплательщиков" описывает меры, которые необходимо предпринять вашей налоговой компании.
Если ваша компания выполняет много работы по электронной регистрации, когда дело доходит до деклараций по подоходному налогу с физических лиц, то это хорошее чтение. Разработка плана действий и оптимальных превентивных мер, безусловно, поможет вашей налоговой фирме более эффективно защитить данные клиентов.
Программное обеспечение безопасности
Независимо от того, насколько качественно программное обеспечение безопасности, есть киберпреступники, которые, кажется, могут быть на шаг впереди всех. Однако если вы управляете налоговой фирмой, то игнорировать угрозу и вообще не беспокоиться о программном обеспечении безопасности - не лучшая идея. Если вы инвестируете в антивирус и брандмауэр, вы определенно окажетесь в лучшем положении, чем вообще ничего не будете иметь.
Пакеты безопасности на основе подписки также постоянно обновляются, а это означает, что любые новые угрозы, как мы надеемся, будут остановлены, прежде чем киберпреступники смогут получить доступ к данным ваших клиентов. Наличие как можно большего количества препятствий для того, чтобы остановить киберпреступников и предотвратить получение мошенниками информации о клиентах, которые могут включать в себя их важнейший номер социального страхования, имеет жизненно важное значение, поэтому разумно выбрать лучший из имеющихся.
Хотя многие пакеты программного обеспечения безопасности и брандмауэра обновляются динамически, стоит следить за тем, что делает ваша подписка. Также убедитесь, что вы не допускаете, чтобы что-либо истекло, например, истек срок действия учетной записи подписки. Пока вы проверяете настройку своего программного обеспечения безопасности, это также разумный шаг, чтобы взглянуть на улучшение программного обеспечения для шифрования дисков, если у вас его еще нет, чтобы охватить другие основы в сетевых механизмах вашей налоговой фирмы.
Защита данных
Если вы работаете в налоговой фирме, весьма вероятно, что вам понадобится хранить значительный объем данных внутри компании. Как часто также часто сообщается, случаи взлома хранимых данных являются довольно обычным явлением, при этом многие системы взламываются внешними источниками. Это означает, что вы должны предпринять шаги для обеспечения шифрования всех данных ваших клиентов, а также внутренней информации налоговой компании.
Компании все чаще используют множество различных вариантов, предоставляемых внешними серверами и облачными системами резервного копирования. Многие из них имеют гораздо более эффективные меры безопасности, чем, возможно, может надеяться отдельный бизнес. Когда дело доходит до чего-то вроде одной из лучших облачных систем резервного копирования, стоит проверить свои возможности, поскольку они зачастую на удивление доступны.
Если вы переходите на облачную настройку, будьте внимательны, когда дело доходит до вывода старых дисков из эксплуатации. Любое оборудование, которое использовалось в вашей налоговой компании, необходимо будет стереть; заранее убедитесь, что для всех данных на дисках было выполнено резервное копирование. В то время как устаревшее оборудование, такое как старый диск, может показаться никому не интересным, киберпреступники могут счесть его чрезвычайно полезным. Так что не забудьте потратить время на то, чтобы сделать эти старые единицы нечитаемыми.
Следите за движением
Независимо от того, насколько велика или мала ваша налоговая фирма, всегда необходимо отслеживать активность в ваших клиентских аккаунтах. Очень важно следить за всем, что может показаться неправильным. Одним из наиболее полезных средств для этого является использование идентификационного номера электронной подачи или EFIN, который IRS выдает лицам и фирмам, которые были утверждены в качестве уполномоченных поставщиков электронных файлов службой внутренних доходов.
Вам нужно будет тщательно следить за суммой налоговых деклараций, которые подаются в вашей фирме, что можно сделать с помощью EFIN. Это должно значительно упростить мониторинг и позволить вам обнаружить любую мошенническую деятельность по возврату, потому что она должна быть включена во все электронные материалы для возврата, которые направляются в IRS.
Однако, хотя система, которую использует IRS, хороша, вы можете помочь делу, оставаясь прилежными и гарантируя, что ваша налоговая фирма делает все возможное для защиты данных клиентов. Обращайте внимание на явные признаки мошенничества и угроз со стороны киберпреступников, такие как отклоненные возвраты, уведомления о возвратах клиентов, которые еще не были поданы, или другие нарушения, которые могут и должны вызвать тревогу.
Сообщение о мошенничестве
Если вы столкнетесь с чем-то неприятным или обнаружите что-то явно мошенническое, то следующий шаг - как можно быстрее принять меры. В случае подобных нарушений, связанных с налогообложением, вы должны немедленно связаться с IRS, сообщив им подробности. Если вы пользуетесь услугами других компаний для защиты данных своих клиентов, вы также захотите сообщить им об этом.
Однако, пока все это происходит, также важно помнить о защите конфиденциальной информации о клиенте, поэтому не делитесь ничем, кроме IRS. Даже если вы прибегаете к помощи внешних ИТ-специалистов и специалистов по безопасности, все равно будет разумно держать круг людей, участвующих в любом расследовании, как можно реже.
- Ознакомьтесь с нашим обзором лучших средств защиты от кражи личных данных
