Google Workspace содержит одни из лучших в мире приложений для повышения производительности. Возможно, вы уже усвоили несколько советов по экономии времени, которые помогут извлечь больше пользы из этого офисного программного обеспечения. Однако большинство пользователей не осознают, что Google Таблицы, Документы, Gmail и Формы поддерживают практически безграничную автоматизацию рабочих процессов. Это может быть особенно полезно для малых и средних предприятий, которые тратят значительное количество времени на выполнение рутинных задач, таких как маршрутизация заказов и оценка форм запросов.
В этом руководстве мы объясним, как автоматизация рабочих процессов работает в Google Workspace, и выделим некоторые надстройки, которые вы можете использовать, чтобы повысить эффективность этого офисного пакета для вашего бизнеса.
Что такое рабочие процессы в Google Workspace?
Преобразование необработанных данных в форму, которую может использовать ваш бизнес, требует времени. Если вы получили контактную информацию из формы, возможно, ее необходимо преобразовать в формат, который может быть прочитан вашим программным обеспечением CRM. Если вы получили запрос на заказ, его, возможно, придется разделить и разослать разные детали разным людям в вашей организации.
К счастью, Google Workspace позволяет автоматизировать эти преобразования с помощью документооборота. Эти рабочие процессы позволяют указать последовательность шагов, которые должны пройти данные, а затем выполнить этот процесс за вас. В целом, рабочие процессы документооборота легко настраиваются, поэтому вы можете легко адаптировать процесс автоматизации к потребностям вашего бизнеса.
Вы можете создавать автоматизированные рабочие процессы документов в большинстве приложений Google Workspace, включая Google Docs, Sheets, Gmail и Forms.
Как автоматизировать документооборот: скрипт приложений и надстройки
В зависимости от того, насколько сложен автоматизированный рабочий процесс, вы можете пойти двумя разными путями.
Самый простой способ создать рабочие процессы - использовать надстройку, созданную для этой цели. В интернет-магазине Google доступны сотни надстроек автоматизации. Некоторые из них бесплатны, но для многих требуется разовая оплата или ежемесячная подписка. Если вы выбираете платный продукт, проверьте, предлагает ли компания, которая его производит, поддержку клиентов на случай, если вы столкнетесь с какими-либо препятствиями.
Если вы хотите создать полностью настраиваемую автоматизацию бесплатно, вы можете использовать Apps Script. Это среда для разработчиков, созданная Google, чтобы каждый мог создавать надстройки для приложений Google Workspace. Фактически, почти все платные надстройки автоматизации, которые вы найдете в интернет-магазине Google, были созданы с использованием скрипта приложений. Хотя существует множество ресурсов, которые помогут вам начать кодирование в Apps Script, настройка даже простой автоматизации с помощью кода может занять много времени.
Как получить доступ к надстройкам автоматизации
Если вы хотите просматривать надстройки для Google Таблиц, Документов, Gmail или Форм, вы можете найти их в интернет-магазине Google. Самый простой способ получить доступ к интернет-магазину - найти в любом из этих приложений меню «Надстройки» и нажать «Получить надстройки». Откроется окно, которое уже отфильтровано, чтобы показать вам только надстройки, которые работают с приложением Google Workspace, которое вы используете в данный момент.
Вы можете установить любое дополнение из интернет-магазина, просто нажав кнопку «Установить». Обратите внимание, что для платных надстроек может потребоваться покупка подписки, прежде чем вы сможете начать их использовать.
Что вы можете делать с документооборотом?
Чтобы дать вам представление о типах задач, которые можно решить с помощью автоматизированных рабочих процессов с документами, давайте рассмотрим несколько примеров. Мы будем использовать приложения из интернет-магазина Google, но имейте в виду, что вы можете создавать многие из этих рабочих процессов бесплатно с помощью скрипта приложений.
Слишком часто бизнес-данные распределяются по нескольким таблицам. Возможно, у вас есть подробные данные о продажах из разных отделов, сохраненные на разных листах. Или вы можете сохранить информацию о клиенте из разных форм ввода в отдельные документы.
Благодаря автоматизации рабочего процесса вы можете легко объединить данные из нескольких электронных таблиц в единую главную таблицу. Нам нравится использовать SheetGo (от 12 долларов за пользователя в месяц) для этого, поскольку он упрощает подключение нескольких файлов Google Sheets. Более того, SheetGo также может собирать файлы Excel и CSV и автоматически доставлять данные из этих документов в основную электронную таблицу Google Sheets.
Что особенно приятно в этом дополнении автоматизации, так это то, что оно обновляется автоматически. SheetGo будет проверять распределенные электронные таблицы на наличие новых данных так часто, как вы хотите, и отслеживать изменения в основном документе с помощью функции истории редактирования в Google Таблицах.
Утверждение запросов на отпуск, отчетов и других внутренних процессов является неотъемлемой частью бесперебойной работы большинства предприятий. С помощью таких надстроек, как Form Workflow Plus (от 300 долларов в год), вы можете легко связать Google Forms с таблицами, чтобы отслеживать запросы на утверждение и управлять ими.
С помощью этого дополнения менеджеру просто нужно создать форму запроса в Google Forms. Эта форма направляется назначенным утверждающим, когда она заполняется, и все данные вводятся в электронную таблицу. Таблица отслеживает, где запрос находится в процессе утверждения, а также решения и комментарии отдельных утверждающих.
Form Workflow Plus также поддерживает многоэтапную маршрутизацию утверждения, поэтому он может быть полезен для более сложных рабочих процессов, таких как маршрутизация заказов.
Несмотря на то, что существует множество инструментов электронного маркетинга, вы можете создавать удивительно полнофункциональные почтовые кампании в Gmail с помощью надстройки, например, Another Mail Merge (бесплатное использование).
С помощью этого приложения вы вводите адреса электронной почты всех, кому хотите отправить электронное письмо, в электронную таблицу Таблиц. Затем вы можете написать свое сообщение в Gmail и добавить персонализацию с помощью встроенного кода приложения.
Когда вы будете готовы к отправке, вернитесь в Таблицы, и еще одно слияние доставит ваше письмо всем в вашем списке. Вы можете отслеживать открытия электронной почты, клики и ответы прямо из вашей электронной таблицы.
Лучшее в этом инструменте - то, что вы можете создавать неограниченное количество таблиц для разных кампаний. Кроме того, поскольку вы используете Таблицы, вы можете легко получить контактную информацию для создания маркетинговой кампании из CRM, Google Форм или существующих таблиц.
Таблицы могут быть удивительно эффективными для определения задач и этапов проекта. Кроме того, с помощью надстройки, такой как ProjectSheet, вы можете автоматизировать отслеживание прогресса в своей электронной таблице.
Это удобное бесплатное дополнение автоматически рассчитывает количество задач на веху и отслеживает, обозначена ли каждая задача как завершенная, выполняющаяся или не начатая. Исходя из этого, он будет отображать процент завершения для каждой стадии проекта.
Кроме того, ProjectSheet может помочь вам определить, когда проект отстает от графика. Надстройка автоматически выделяет индикатор выполнения для каждой вехи зеленым, желтым или красным в зависимости от того, выполняются ли подзадачи, близки к установленным срокам или истекли ли они.
Создание приложения для смартфона для вашего бизнеса - обычно трудоемкий и дорогостоящий процесс, требующий найма преданных разработчиков программного обеспечения. Но с помощью автоматизации рабочего процесса вы можете создать базовое мобильное приложение прямо из Google Таблиц.
Для этого мы обратимся к надстройке AppSheet (от 5 долларов за пользователя в месяц). С помощью этого приложения вы просто добавляете данные в электронную таблицу Таблиц. Данные могут быть любыми: от инвентаря магазина для создания мобильного интернет-магазина или контактной информации сотрудников для создания внутреннего каталога.
Подключите электронную таблицу к AppSheet, а затем при необходимости измените свойства столбцов данных. Вы можете подгруппировать данные и добавить пользовательские выражения для таких задач, как управление запасами. Когда вы будете готовы, вы можете выбрать один из множества предустановленных шаблонов отображения, чтобы решить, как ваши данные будут отображаться в вашем новом приложении.
Лучшая часть всего этого заключается в том, что он легко интегрируется с другими автоматизированными рабочими процессами Google Workspace. Вы можете настроить AppSheet для запуска автоматических электронных писем на основе триггеров в приложении или для добавления данных, которые пользователи вводят в другую электронную таблицу Sheets. Кроме того, AppSheet может отправлять автоматические отчеты, которые вы можете легко импортировать в Таблицы.
Резюме
Автоматизация документооборота в Google Google Workspace может сэкономить время и деньги вашей компании, а также открыть новые мощные функции. Хотя можно создавать собственные автоматизированные рабочие процессы с помощью скрипта приложений, вы найдете множество бесплатных и платных надстроек, поддерживающих автоматизацию, в интернет-магазине Google. Попробуйте некоторые из этих рекомендуемых надстроек сегодня, чтобы увидеть, как автоматизация рабочего процесса может помочь любому бизнес-процессу работать более плавно.
- Мы представили лучшее программное обеспечение для управления документами.