Большинство предприятий и частных лиц, которые создают документы, электронные таблицы и презентации и сотрудничают в сети, знакомы с Microsoft Office, но многие люди до сих пор не знают о многочисленных функциях экономии времени, встроенных в этот мощный офисный пакет.
В этой статье мы рассмотрим 18 советов по экономии времени, которые помогут вам и вашим сотрудникам максимально эффективно использовать пакет Microsoft Office, независимо от того, используете ли вы Microsoft 365 или Microsoft Office 2022-2023. Ваши документы, электронные таблицы и презентации будут выглядеть великолепно, и вы сделаете их вдвое быстрее.
При правильном использовании эти скрытые функции могут значительно повысить производительность труда сотрудников, помочь вам сэкономить время и деньги и сделать их работу более приятной.
Если вы ищете более дешевый способ создания насыщенных документов, мощных электронных таблиц и увлекательных презентаций, ознакомьтесь с нашим списком бесплатного офисного программного обеспечения.
Как максимально эффективно использовать Microsoft Office: подготовка
В Microsoft Office постоянно добавляются новые функции, поэтому убедитесь, что у вас установлена самая последняя версия программного обеспечения. Если у вас есть подписка на Microsoft 365, вы можете обновить свои приложения из приложения Microsoft Autoupdate или просто разрешить им обновляться автоматически. В противном случае, если вы приобрели автономную версию Microsoft Office, имейте в виду, что вам может потребоваться обновление, чтобы получить доступ к некоторым из перечисленных ниже функций.
Совет 1. Автосохранение изменений с помощью OneDrive
OneDrive - это облачная служба хранения Microsoft Office, доступная независимо от того, есть у вас подписка на Microsoft 365 или нет. OneDrive не только позволит вам получить доступ ко всем вашим файлам в любом месте и в любое время, вы также можете подключить OneDrive к своему программному обеспечению Microsoft Office, чтобы воспользоваться функцией автосохранения.
Если этот параметр включен, изменения обновляются в облаке в режиме реального времени. Кроме того, OneDrive хранит несколько версий ваших документов, поэтому вы можете легко сравнить и вернуться к предыдущей версии по мере необходимости. Любой, кто когда-либо терял час работы из-за сбоя в работе компьютера или отключения электроэнергии, знает, насколько эта функция позволяет сэкономить время. Чтобы найти более старые версии в Microsoft 365, щелкните Файл> Информация> История версий.
Совет 2. Изучите ярлыки для всего пакета
Одно из самых больших преимуществ Microsoft Office - согласованность взаимодействия с пользователем в различных приложениях. Это означает, что большинство сочетаний клавиш работают одинаково в Word, Excel и PowerPoint. Изучение этих команд может значительно повысить производительность. Ctrl + S (⌘S) для сохранения, Ctrl + P (⌘P) для печати и даже более непонятные команды, такие как Ctrl + D (⌘D) для диалога «Шрифт», работают во всем наборе.
Отличный совет по продуктивности - предоставить сотрудникам список распространенных ярлыков, которые могут ссылаться на него по мере необходимости, пока это не станет для них второй натурой.
Совет 3. Используйте функцию Tell Me (Word)
Функция «Скажи мне (что вы хотите сделать)» была добавлена в Microsoft Office 2016, но как только вы научитесь ее использовать, она станет находкой. Хотите сменить стиль? Введите «Стиль». Обрезать фото? Введите «Обрезать». Вставьте таблицу, добавьте комментарий, измените макет, обновите дизайн, прочитайте текст вслух - почти все функции Office можно быстро и легко получить через это меню, а интеллектуальные предложения позволяют легко найти то, что вы ищете, набрав всего одно или два слова.
Однако Microsoft 365 постоянно обновляет свой набор функций, и этого может не быть в более поздних версиях.
Совет 4. Быстро делитесь документами с помощью кнопки «Поделиться»
Кнопка общего доступа расположена в правом верхнем углу приложения и может использоваться для быстрого обмена документом через OneDrive, электронную почту, AirDrop (только Mac) и другие сторонние службы. Вместо того, чтобы открывать почтовый клиент и искать файл («Где я это снова сохранил?»), Просто нажмите кнопку «Поделиться» и выберите получателей.
Совет 5. Найдите и замените
Если вам нужно изменить слово или группу слов во всем документе, вы можете сделать это быстро с помощью функции «Найти и заменить». Просто нажмите Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), и появится диалог «Найти и заменить». Введите текст, который вы хотите изменить, в поле «Найти», замену в поле «Заменить» и нажмите кнопку «Заменить». Office выполнит поиск в документе и внесет необходимые изменения.
Вы также можете заменить ничем (оставьте поле «Заменить» пустым), чтобы удалить несколько экземпляров слова.
Совет 6. Расширенный поиск и замена
В этом мощном инструменте больше, чем кажется на первый взгляд. Нажав кнопку в левом нижнем углу диалогового окна, вы можете получить доступ к расширенным функциям, чтобы мгновенно изменить стиль шрифта, настройки абзаца и многое другое для любого текста, который вам нужен.
Например, вы можете найти все смелый text и сделайте шрифт красным, либо выделите весь текст на определенном языке и выделите его курсивом. Используйте это в любое время, когда вам нужно внести широкие изменения в определенные стили текста.
Совет 7. Настройте и используйте стили для создания красивых документов.
Удивительно, сколько людей используют Microsoft Office ежедневно, но все еще не используют стили, чтобы упростить свои документы и ускорить написание. Стили можно найти на вкладке «Главная», они позволяют оперативно применять заранее разработанные настройки шрифтов. Вы также можете изменить эти стили, чтобы они соответствовали вашим потребностям и документу. Стили автоматически обновляются, когда вы меняете тему, что позволяет легко изменить внешний вид всего документа в мгновение ока.
Совет 8: копируйте и вставляйте несколько элементов с помощью Spike
Эта удобная функция позволяет копировать несколько элементов и вставлять их все сразу. Просто выберите первый блок текста, нажмите Ctrl + F3 или ⌘F3, а затем переходите к следующему. Каждый раз, когда вы нажимаете Ctrl или Command + F3, текст будет сохраняться и так далее. Когда вы будете готовы вставить все, нажмите Ctrl + Shift + F3 или ⌘⇧F3. Вы также можете ввести «spike» (нижний регистр) и нажать Enter, и сохраненный текст останется в памяти для использования в другой раз.
Совет 9. Скопируйте и вставьте форматирование
Быстро оптимизируйте форматирование блоков текста, нажав Ctrl + Shift + C (⌘⇧C), чтобы скопировать форматирование (стиль шрифта и абзаца, цвета, выравнивание и т. Д.), И Ctrl + Shift + V (⌘⇧V), чтобы вставить форматирование выделенного текста.
Совет 10: персонализируйте ленты Office
Если вы часто охотитесь за определенными функциями в меню или расширителях, не бойтесь добавлять их в центр ленты. Вы можете сделать это в разделе «Настройки»> «Лента и панель инструментов» или в «Файл»> «Параметры»> «Настроить ленту». Вы можете быть удивлены огромным набором функций, которые вы можете добавить на свою ленту для быстрого доступа. Вы также можете скрыть ленту, чтобы освободить больше места, щелкнув один раз любую открытую вкладку, выбрав «Просмотр»> «Лента» или нажав Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Совет 11: трижды щелкните, чтобы выбрать абзац
Большинство людей знают, что можно дважды щелкнуть слово, чтобы выделить его. Вы также можете трижды щелкнуть слово, чтобы выделить весь абзац, что очень удобно для перемещения больших фрагментов текста при редактировании.
Совет 12. Настройте автокоррекцию по своему усмотрению
Часто жалуются, что Microsoft Office изменяет текст при вводе, даже если вы уверены в том, что имеете в виду. Вы можете настроить эти параметры в меню «Инструменты»> «Параметры автозамены». Вы можете убрать все, что вас беспокоит, или добавить слова, которые вы часто ошибаетесь. Вы даже можете добавлять символы, например заменять (c) на ©.
Совет 13: сравнивайте документы бок о бок (только для Windows)
Конечно, вы можете просто открывать отдельные окна и размещать их рядом, но функция «Параллельно» в Microsoft Office идет еще дальше, обеспечивая синхронизированную прокрутку, которая значительно экономит время при сравнении и редактировании версий длинных документов.
Совет 14. Просматривайте две разные части одного документа в режиме разделения.
Это фантастический инструмент, когда вам нужно внести изменения в одну часть документа, одновременно ссылаясь на другой раздел (например, при написании введения или заключения). Просто перейдите на ленту «Просмотр» и выберите «Разделить просмотр». Вы можете независимо прокручивать разные разделы в каждом окне и вносить изменения в любой из них.
Совет 15: копируйте и вставляйте как профессионал
Практически все знают, как копировать и вставлять блок текста, но знаете ли вы, что можно быстро вставить текст без форматирования или как изображение или PDF-файл прямо в документ? Просто введите Ctrl + Alt + V (⌘⌃V), и вам будет представлен диалог с вариантами.
В Word вы можете использовать этот диалог для вставки текста без форматирования, тогда как в Excel вы можете вставлять только значения, форматирование или комментарии, все, кроме границ, и даже на лету добавлять, вычитать, умножать и делить суммы.
Совет 16. Настройте контекстное меню
Вы можете добавить часто используемые функции на панель быстрого доступа в контекстном меню любого приложения в самом верху документа. По умолчанию вы увидите такие команды, как «Сохранить», «Печать» и «Отменить», но вы можете добавить сюда практически все, что угодно. Просто щелкните стрелку справа, чтобы добавлять нужные команды.
Совет 17: объединение фигур (Powerpoint)
Вы можете комбинировать разные простые формы, чтобы создавать более сложные, которые будут отлично смотреться в ваших презентациях, и для этого вам не понадобится такой необычный инструмент, как Illustrator. Просто выберите фигуры, которые вы хотите объединить, и нажмите «Объединить фигуры» на вкладке «Формат». Эти объединенные фигуры можно копировать и вставлять в другие приложения, например Word.
Совет 18. Используйте условное форматирование для динамического форматирования ячеек (Excel)
Условное форматирование позволяет применять стили к определенным ячейкам в зависимости от их значения или содержимого. Например, вы можете сделать каждое положительное значение зеленым, а каждое отрицательное значение - красным. Просто выберите ячейки, которые нужно отформатировать, а затем используйте вкладку «Условное форматирование» на ленте «Главная». Есть много предустановок, или вы можете определить свои собственные правила и уравнения.
Резюме
Microsoft Office - один из лучших доступных офисных пакетов с множеством мощных опций, которые помогут оптимизировать работу ваших сотрудников и повысить производительность. Поощряйте членов команды изучать программное обеспечение и активно делиться советами и приемами между собой. Открывать для себя новые функции не только весело и увлекательно, но и значительно упрощает совместную работу и позволяет сотрудникам делать больше за меньшее время, работая более комфортно.
- Мы представили лучшие предложения Microsoft Office.