G Suite, облачный пакет для повышения производительности, состоящий из таких приложений, как Google Docs и Google Slides, был переименован в Google Workspace с октября 2022-2023 года. Платформа была изменена и теперь включает такие функции, как чат и видеоконференцсвязь с учетом все более популярной работы Культура из дома 2022-2023 года. Это также обещание, что в ближайшие несколько месяцев будет внесено больше изменений.
Для тех, кто не знаком с G Suite, это набор облачных инструментов, в том числе текстовый процессор и менеджер таблиц. Все они разработаны с единственной целью - помочь работодателям (и их сотрудникам) повысить продуктивность на рабочем месте.
- Хотите попробовать Google Workspace? Посетите веб-сайт здесь
Помимо обычных наворотов, которые стали отличительной чертой лучших офисных программных пакетов, подобных этому, он также поставляется с обширной системой поддержки и облачной рабочей средой. Хотя инструменты, поставляемые с G Suite, при необходимости можно использовать в автономном режиме, их основная цель - помочь в рабочих процессах в Интернете.
Итак, чем Google Workspace отличается от G Suite? На данный момент он используется как общий термин для обозначения бывшего G Suite, а также недавно интегрированного Google Meet. Он имеет новую структуру ценообразования и обещает дальнейшие изменения.
Функции
Google Workspace - это универсальная платформа для повышения производительности, на которой размещено несколько приложений. Здесь мы рассмотрим их по очереди и обсудим их различные особенности.
Gmail - это многофункциональный почтовый сервис, оформленный в элегантном стиле. Он является незаменимым средством коммуникации как для обычных, так и для бизнес-пользователей. Знаете ли вы, что по состоянию на 2022-2023 год им пользуются 1,8 миллиарда человек во всем мире?
Gmail - это не просто поставщик услуг электронной почты, но и умное использование алгоритмов и искусственного интеллекта на своей платформе. Например, функция интеллектуального создания предлагает предложения, основанные на вашем стиле письма, когда вы печатаете, предсказывая, что вы собираетесь написать дальше, и ускоряет процесс составления электронных писем.
Gmail также оснащен расширенными фильтрами спама, которые не позволяют нежелательной почте попадать в ваш почтовый ящик, и выдают регулярные напоминания, называемые «подталкиванием», чтобы держать вас в курсе ваших разговоров. Он использует алгоритм для автоматической сортировки писем по различным категориям в зависимости от их характера.
Более того, пользователи могут воспользоваться функцией автономного доступа, чтобы получать доступ к своей электронной почте даже без подключения к Интернету. Gmail доступен на широком спектре устройств, включая смартфоны, планшеты и компьютеры.
Google Docs - это облачное приложение для обработки текста для работы. Он имеет стандартный редактор форматированного текста, созданный для онлайн-среды, и минималистичный дизайн, ориентированный на удобство использования и простоту доступа. Несмотря на то, что он не такой многофункциональный, как Microsoft Word, ему все же удается занять огромную нишу для себя благодаря своим возможностям облачной синхронизации и совместного использования.
Документы Google доступны как в виде веб-приложения для компьютеров, так и в виде загружаемого приложения для смартфонов и планшетов. Хотя его возможности обработки текста в основном обычные, с такими функциями, как добавление изображений, изменение размера шрифта и вставка таблиц в ваш документ, место, где он действительно сияет, - это возможность беспрепятственно делиться своими документами с других членов вашей команды и взаимодействовать с ними в режиме реального времени.
Один документ, созданный с помощью Google Docs, может быть доступен для 100 пользователей одновременно. Каждый раз, когда один пользователь вносит какие-либо изменения в документ, остальные видят это. Среди других примечательных функций - встроенный инструмент перевода, который может автоматически преобразовывать ваш текст на другой язык.
Google Таблицы - это инструмент управления электронными таблицами, очень похожий на Microsoft Office Excel. Хотя последний, безусловно, более мощный, когда дело доходит до чистого масштаба, с возможностью содержать больше ячеек в электронной таблице и очень полезной функцией быстрого доступа, Google Таблицы по-прежнему выигрывают в сотрудничестве.
Помимо стандартных функций, предлагаемых любым другим приложением для работы с электронными таблицами, Google Таблицы обладают отличной совместимостью. Как и в Google Docs, он может быть доступен нескольким пользователям в облаке по общей ссылке. Пользователи, которые получают доступ к документу, перейдя по этой ссылке, смогут сотрудничать и вносить изменения в документ в режиме реального времени.
По сравнению с Документами к Таблицам нужно немного привыкнуть, но то же самое со всеми приложениями для управления таблицами. Однако он по-прежнему отличается простым интерфейсом и минималистичным дизайном, и в нем явно легче ориентироваться, чем в Excel.
Google Slides - это средство для создания онлайн-презентаций, используемое предприятиями и образовательными учреждениями. Он использует движущиеся слайд-шоу, содержащие анимацию и мультимедийный контент, чтобы рассказывать истории и передавать информацию. Несмотря на то, что Slides не так популярны и функциональны, как Microsoft Powerpoint, они также могут побеждать конкурентов везде, где требуется совместная работа.
В Google Slides есть пользовательский интерфейс, к которому легко привыкнуть. В центре экрана находится текущий слайд, обозначенный большим пустым пространством, в которое вы можете вносить изменения и добавлять элементы. В левой части экрана находятся остальные слайды, показанные в формате эскизов в хронологическом порядке. Над ними находится панель инструментов с множеством инструментов и опций, которые помогут вам создать презентацию.
Как и любое другое программное обеспечение для презентаций, Google Slides использует комбинацию изображений, видео, анимации, текста и векторной графики, чтобы рассказать историю или передать фактическую информацию. Он предлагает широкий выбор готовых шаблонов на выбор. Вы также можете добавлять таблицы и диаграммы для дальнейшей настройки вашей презентации.
Облачное приложение для создания заметок, такое как Evernote и OneNote, Google Keep можно использовать вместо физической записной книжки, чтобы быстро записывать важную информацию как дома, так и на работе. Его можно использовать бесплатно, как и остальную часть Google Workspace, но есть платные планы для тех, кому нужно больше места для хранения и поддержка премиум-класса.
Google Keep, в отличие от других приложений, таких как Документы и Презентации, не поддерживает обмен ссылками. Однако вы по-прежнему можете обмениваться заметками по электронной почте и позволять другим вносить в них изменения, когда они захотят. Заметки можно использовать, чтобы напомнить вам о конкретных задачах, и даже настроить их на повтор. Вы также можете использовать цветовую кодировку и настраиваемые метки для сортировки заметок по категориям.
Просто нажмите на опцию «Сделать заметку», чтобы начать делать заметки в Google Keep. Интерфейс очень прост в использовании, и вы можете устанавливать напоминания, добавлять флажки и вставлять изображения всего за несколько кликов. Если вы использовали приложение для создания заметок, такое как Evernote, у вас не должно возникнуть проблем с тем, как использовать Google Keep.
Google Диск занимает центральное место в онлайн-рабочем процессе Google Workspace. Облачное решение для хранения файлов и резервного копирования, это идеальное место для хранения всех ваших документов, файлов и папок, созданных Google, в том числе созданных с помощью таких приложений, как Документы, Таблицы и Презентации.
Диск использует веб-интерфейс, который можно использовать для загрузки файлов и папок непосредственно в облако. Он поставляется с 15 ГБ бесплатного хранилища для всех пользователей и дополнительным хранилищем для тех, кто приобрел подписку на Workspace. Он создан для эффективности, и то, что ему не хватает наворотов, с лихвой компенсирует скоростью и простотой использования.
Помимо веб-версии, Диск поставляется с загружаемыми приложениями для пользователей Android и iOS. Он также предлагает официальные клиенты для настольных компьютеров Windows и macOS, которые можно использовать для постоянного резервного копирования данных прямо из папки в локальном хранилище вашего компьютера. Что касается дополнительных функций, Google Диск также поддерживает управление версиями файлов, расширенный поиск, автономный доступ и многое другое.
Google Meet - это инструмент видеоконференцсвязи для современного бизнеса. Его могут использовать сотрудники в удаленной рабочей среде для личного общения на любом расстоянии, и с этой целью он практически безупречен. Он использует элегантный и современный интерфейс и чрезвычайно прост в использовании даже для новичков в видеоконференцсвязи.
Google Meet поддерживает видеоконференции с участием до 250 человек одновременно. Он также имеет возможности совместного использования файлов, изображений и экрана в реальном времени. Также есть функция опроса в реальном времени и система обмена текстовыми сообщениями, чтобы поддерживать интерес к разговору.
Начать видеоконференцию с помощью Google Meet так же просто, как запустить приложение и поделиться ссылкой для доступа. Затем участники могут использовать ссылку для доступа или номер для подключения, чтобы присоединиться к конференции. Как организатор, вы можете выборочно допускать участников к встрече, отклоняя запросы от неавторизованных пользователей. Процесс очень прост.
Google Chat, ранее известный как Google Hangouts Chat, не является обычным приложением для чата. Скорее, это командная служба обмена сообщениями, предназначенная для рабочих мест, чтобы сотрудники могли оставаться на связи друг с другом. Раньше брендинг, по общему признанию, сбивал с толку из-за сосуществования обычного приложения для чата компании, Google Hangouts.
Google Chat не предназначен для конечных потребителей. Скорее, это бизнес-приложение в духе Slack, Skype для бизнеса и Microsoft Teams. Он в основном предназначен для обмена сообщениями 1: 1, но также имеет функции группового разговора, доступные для рабочих мест.
Google Chat работает так же, как и любой другой чат. Слева находится боковая панель со списком каналов, в которых вы в настоящее время участвуете, и прямыми беседами, которые у вас были. В центре экрана находится канал или разговор, который в данный момент находится в фокусе. Отличительной особенностью здесь является то, как Google Chat интегрируется с остальной частью Google Workspace, что позволяет вам обмениваться документами и вести постоянные разговоры при доступе к этим документам.
Раньше, когда Google+ был еще существующим и служил социальной сетью для конечных потребителей, Google Currents был изолированной версией Google+, которую компании могли использовать, чтобы оставаться на связи внутри компании. Думайте об этом как о наборе инструментов, предназначенных для поощрения взаимодействия и взаимодействия на рабочем месте, вроде внутренней социальной сети.
Google Currents разработан как электронная доска объявлений. На этой доске размещаются сообщения, которыми обменивается все ваше рабочее сообщество, и она служит центром для важных сообщений, общих файлов и обсуждений в сообществе. Существуют потоки, которые разделяют различные сообщения по разным темам, и сообщества, которые действуют как подгруппы на рабочем месте. Он также состоит из тегов и профилей пользователей.
Currents входит в состав вашей подписки, и к ним можно получить доступ, посетив веб-сайт. Он отличается интуитивно понятным минималистичным дизайном и простым интерфейсом, с которым легко начать работу. В то время как Google Chat в первую очередь предназначен для обмена сообщениями 1: 1, Google Currents работает как центр общего обсуждения и управления сообществом.
Google Forms - это бесплатный инструмент для создания форм и опросов, доступный для частных лиц и предприятий. Он не накладывает никаких ограничений на максимальное количество вопросов, опросов или участников, даже на бесплатном аккаунте. Тем не менее, он страдает от проблемы низкой настраиваемости, поскольку есть только несколько типов вопросов на выбор и нет возможности получить доступ к платежам через формы.
Google Forms позволяет добавлять в опрос три типа вопросов: множественный выбор, раскрывающийся список и краткий ответ. Вы также можете разрешить пользователям загружать файлы во время участия в опросе. Однако здесь нет вариантов принимать платежи или задавать вопросы на основе изображений или видео.
С другой стороны, вы можете выбирать, какие ответы являются приемлемыми, и даже автоматически оценивать ответы с помощью встроенных функций. Это очень хорошо работает, если вы пытаетесь провести онлайн-викторину.
Условная логика и бесшовная совместная работа - еще две выдающиеся особенности Google Forms. Логика позволяет вам изменять и адаптировать части вашего опроса на основе ответов участников. Совместная работа позволяет нескольким членам команды работать вместе над созданием единой формы. Forms также позволяет визуализировать результаты опроса в виде круговой диаграммы для упрощения сбора данных.
Google Sites - это бесплатный конструктор веб-сайтов с простыми функциями. Это достаточно хороший инструмент для быстрого и простого создания веб-сайтов, но в нем отсутствуют расширенные функции и возможности настройки. Вы не можете, например, создать блог или интернет-магазин. Доступен очень простой набор бесплатных шаблонов, хотя они и адаптивны. Вы также можете встраивать видео, формы, кнопки и ползунки для дальнейшей настройки своего веб-сайта.
Google Apps Script - это платформа для кодирования, которую можно использовать для создания надстроек для других продуктов Workspace с использованием Javascript. По сути, это помогает разработчикам персонализировать Google Workspace, делая работу более удобной для их конкретного бизнеса. Излишне говорить, что для его работы требуются некоторые знания в области программирования. Однако это может быть полезно для заполнения пробелов в различных рабочих процессах и настройки приложений, таких как Google Docs и Gmail, для работы в конкретных случаях использования.
Календарь Google - это бесплатный онлайн-календарь, который можно использовать для отслеживания событий и управления маршрутами на рабочем месте. Ваша команда может использовать его совместно для управления событиями, связанными с работой, такими как собрания и конференции. Он также предназначен для работы в тандеме с остальной частью Google Workspace и может использоваться для назначения задач и расписаний сотрудникам.
С другой стороны, Google Jamboard - это бесплатная интерактивная доска для частных лиц и предприятий. Он представлен общим белым экраном, на котором вы можете рисовать, вставлять изображения и добавлять текст. Его можно использовать для быстрой передачи идей и информации во время онлайн-конференций и заседаний совета директоров.
Google Сейф помогает собирать, систематизировать, просматривать и экспортировать данные, относящиеся к рабочему процессу вашей организации, в Google Workspace. Его можно использовать для отслеживания разговоров, документирования событий и наблюдения за всем рабочим процессом вашей организации. Однако он не служит альтернативным инструментом резервного копирования ваших данных в Workspace.
Google Cloud Search - это технология искусственного интеллекта, которая помогает вам отслеживать данные во всех ваших приложениях в Workspace. Он доступен в виде цифрового помощника и поисковой системы, которые могут быстро определить местонахождение искомых данных. В то время как Vault используется администраторами компании для обнаружения электронных данных, Google Cloud Search используется сотрудниками для быстрого поиска информации, относящейся к организации, и доступа к ней во всей рабочей области Google Workspace.
Планы и цены
В течение очень долгого времени G Suite for Business предлагал единый план подписки за 12 долларов в месяц, который давал пользователям доступ ко всем продуктам Google. Однако после ребрендинга G Suite на Google Workspace было объявлено о нескольких изменениях, а также о новых планах ежемесячной подписки для бизнес-пользователей.
Google Workspace предлагает три плана подписки бизнес-уровня и два плана корпоративного уровня.
Business Starter, который стоит 6 долларов США на пользователя в месяц, дает вам доступ к 30 ГБ облачного хранилища на каждого пользователя и позволяет проводить видеозвонки с участием до 100 участников. Он также поставляется с элементами управления безопасностью, стандартной поддержкой и настраиваемой корпоративной электронной почтой. В эту цену входят все приложения Google для повышения производительности.
Следом идет Business Standard, который стоит 12 долларов на пользователя в месяц и предлагает облачное хранилище 2 ТБ на пользователя и 150 участников видеоконференций с функциями записи. Остальные функции почти такие же.
Далее у нас есть Business Plus, который стоит 18 долларов за пользователя в месяц. Этот план позволяет 250 участникам на видеозвонок и 5 ТБ хранилища на пользователя. Этот план включает все функции, включенные в планы Starter и Standard, а также доступ к Google Vault для обнаружения электронных данных, который не включен в эти планы.
Корпоративные планы предлагают еще больше с неограниченным количеством пользователей для каждой учетной записи и неограниченным хранилищем для каждого пользователя, но они требуют, чтобы вы связались с отделом продаж компании для получения индивидуальных цен. Однако ожидается, что это будет стоить около 20 долларов за пользователя в месяц и 30 долларов за пользователя в месяц для Enterprise Standard и Enterprise Plus соответственно.
Служба поддержки
Google Workspace поставляется с предварительно упакованным планом бесплатной поддержки, который можно расширить, чтобы получить еще больше функций. Бесплатный план предлагает стандартный случай и поддержку по телефону со средним временем ответа до 24 часов.
Премиум-поддержка доступна для клиентов Business и Enterprise и включает в себя критически важную поддержку 24/7 и время отклика всего 15 минут. Этот план также предлагает индивидуальную поддержку с учетом контекста и технического менеджера по работе с клиентами. Вам необходимо связаться с отделом продаж Google для получения специальных цен.
Со службой поддержки Google можно связаться по телефону, в чате или по электронной почте. Поддержка по телефону доступна на 14 разных языках. Существует также форум сообщества, доступный для всех платных пользователей.
Безопасность
Google анонсировал целый ряд обновлений безопасности для защиты организаций от кражи данных и злоупотреблений на рабочем месте. Фактически, Google Workspace теперь является первым крупным процессором данных, получившим сертификат ISO / IEC 27701. В частности, были внесены обновления в Gmail, Chat, Meet и Vault для повышения безопасности и конфиденциальности организации.
Журналы аудита и информация о защите данных стали основной частью обновления, полученного Gmail. Администраторы могут просматривать отчеты и журналы, которые помогают минимизировать внутренние угрозы и нарушения политик. Например, администраторы Workspace имеют доступ к подробным журналам, в которых указывается, когда пользователь настраивает автоматическую переадресацию электронной почты в своей учетной записи на рабочем месте. Gmail также имеет расширенные функции фильтрации спама, обнаружения вредоносных программ и защиты от фишинга.
Google Meet также получает обновления, связанные с ведением журнала аудита и обнаружением злоупотреблений, чтобы уменьшить количество случаев домогательств на рабочем месте во время онлайн-встреч. Примеры включают новую функцию, которая классифицирует повторных нарушителей и автоматически предотвращает их присоединение к собраниям.
Google Chat получает обновления, которые предоставляют администраторам доступ к журналам аудита, которые обнаруживают фишинг, проникновение данных и злоупотребления. Google находится в процессе классификации определенных чатов как оскорбительных на основании предыдущих отчетов, чтобы автоматически препятствовать тому, чтобы сотрудники присоединялись к ним.
Пользователи и администраторы, которым требуется дополнительная безопасность при входе в систему, также могут включить двухфакторную аутентификацию для своих учетных записей. Это не позволяет им войти в Google Workspace до тех пор, пока они не подтвердят свой запрос доступа с помощью одноразового пароля, отправленного на их телефон.
Соревнование
Основным конкурентом Google Workspace является пакет повышения производительности под названием Microsoft 365, ранее известный как Office 365 или Microsoft Office. Microsoft 365 предлагает набор инструментов для повышения производительности, которые, хотя и не так разнообразны, как Google Workspace, но все же отличаются огромным количеством функций, включенных в каждый продукт.
Microsoft Word, например, является более мощным текстовым процессором, чем Google Docs, хотя большинство людей, похоже, предпочитают последний для совместной работы в Интернете. Точно так же такие инструменты, как Excel и Powerpoint, предлагают больше возможностей, чем Таблицы и Слайды. Хотя это не лучший выбор для компаний с удаленными рабочими местами, Microsoft недавно выпустила онлайн-версии и бесплатные версии своих офисных инструментов для повышения производительности и даже включила функции совместной работы в реальном времени для предприятий.
Несколько других примеров достойных офисных офисных пакетов включают Zoho Workplace и WPS Office, оба из которых предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения с поддержкой рекламы. Хотя они не обязательно такие мощные, как Google Workspace, они оба предлагают достойные недорогие альтернативы для тех, у кого ограниченный бюджет.
Окончательный вердикт
Google Workspace - это мощный онлайн-пакет для продуктивной работы, в котором обмен и совместная работа важнее всего. Несмотря на то, что он не такой надежный или мощный, как Microsoft 365, ему все же удается превзойти своего многофункционального конкурента, когда различным сотрудникам в организации предлагается работать вместе удаленно. В целом, это надежное предложение с прозрачной структурой ценообразования и дизайном, в котором упор делается на простоту и функциональность, а не на уловки.
Gmail - самый популярный поставщик электронной почты в мире, с почти двумя миллиардами пользователей по всему миру по состоянию на 2022-2023 год. Это также основной пункт продажи Google Workspace. В сочетании с обширными возможностями совместной работы в реальном времени Workspace представляет собой довольно сильное предложение для мощного пакета для повышения производительности.
- Мы также выделили лучшее офисное программное обеспечение
