Лучшее программное обеспечение для управления документами (DMS) делает управление вашими файлами как онлайн, так и офлайн простым и эффективным.
Лучшее программное обеспечение для управления документамиНажмите на ссылки ниже, чтобы перейти на сайт провайдера:
1. Templafy
2. М-файлы
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Управление документами становится все более важным, поскольку концепция безбумажного офиса становится повседневной реальностью, особенно с ростом количества облачных хранилищ.
Это означает, что вместо того, чтобы хранить бумагу в громоздких картотечных шкафах, теперь документы можно безопасно хранить в Интернете. Однако речь идет не только об архивировании информации, но и об упрощении всего процесса управления документами, охватывающего все, от фирменных шаблонов, улучшения рабочих процессов, работы с инструментами совместной работы, а также возможности сортировать иногда техническую информацию. И это в дополнение к общим задачам редактирования и управления документами.
Хорошее программное обеспечение для управления документами (DMS) также должно уметь работать с различными типами цифровых файлов не только из офисного программного обеспечения, но и с приложениями для создания заметок, техническими планами, изображениями и дизайнами и всем остальным, на чем вы могли представить себе печать ранее. бумага, в том числе из устаревших форматов файлов. В наши дни он также будет заниматься разработкой программного обеспечения для документов.
Однако многие поставщики и подрядчики по-прежнему будут иметь дело с бумагой, поэтому любая DMS должна иметь решение для сканирования документов, часто работающее как автономное программное обеспечение или как часть пакета программного обеспечения для сканирования OCR, чтобы любые такие бумажные счета-фактуры, квитанции или другие документы можно сканировать, так что цифровая копия может быть заархивирована, а бумажная версия перерабатывается.
Безбумажный офис появился давно, но, наконец, он здесь для тех, кто хочет его принять. Вот лучшие программные решения для управления документами.
- Мы представили лучшие альтернативы Microsoft Office.
1. Templafy
Универсальное решение для управления документами
Удобный интерфейсОбширные возможностиМобильные приложенияАвтоматизированные проверки соответствияTemplafy - один из лучших инструментов для управления документами. Система нацелена на интеграцию основных офисных пакетов и решений, используемых бизнесом на ежедневной основе.
Если есть что-то, что может расстраивать, так это необходимость создавать фирменные документы с использованием другого программного обеспечения. Это может занять много времени и стать фрагментированным, но Templafy может помочь. С его помощью вы можете создавать ряд файлов в системе и управлять ими из одного канала.
Программное обеспечение совместимо с рядом устройств и использует облако, чтобы вы могли получить доступ ко всем своим документам с компьютеров, планшетов и смартфонов. Существуют также автоматические проверки соответствия, и вы также можете легко отправлять отзывы сотрудникам.
Для получения ценового предложения требуется контакт, и неудивительно, что точная стоимость зависит от количества пользователей, выбранных функций и надстроек.
2. М-файлы
Программное обеспечение для документирования, обнаруживающее дублирование
Удобные интеграцииМобильные приложенияОповещения о документахКогда дело доходит до управления документами, M-Files стремится улучшить внутренние рабочие процессы и обеспечить постоянное хранение важной информации. Его клиентами являются многие крупные корпорации, такие как Comcast и Yokohama.
Существует единое хранилище для множества файлов, и вы можете легко найти их по клиенту, проекту, дате, статусу или другим критериям. Программное обеспечение направлено на избежание дублирования - довольно часто в итоге получается две копии одного и того же отчета, а возможно, и больше.
M-Files предупредит вас, если документ был сохранен дважды, анализируя имена и данные проекта. Вы также получаете отличные интеграции, включая Microsoft Office и Salesforce CRM.
Доступна бесплатная пробная версия, но цена не указана на сайте, поэтому вам нужно связаться с нами, чтобы узнать цену.
3. DocuWare
Организация документов перемещается в облако
Выполняет полный спектр задач, связанных с документамиОблачное хранилищеМобильная поддержкаСкрытое ценообразованиеDocuware использует облачный подход к управлению документами. Он объединяет облачное хранилище и автоматизацию офиса для создания цифрового рабочего места. Такой безбумажный подход к полному спектру офисных задач - еще один пример цифровой трансформации, которая сегодня движет многими процессами.
Docuware предлагает услуги по созданию «облачного рабочего процесса», когда дело касается документов. Это позволяет приобретать услуги в небольшом масштабе по мере необходимости, а затем, по мере создания сценариев использования и обеспечения надежности, услугу можно масштабировать для более крупного развертывания.
Также предлагаются мобильные приложения, которые можно интегрировать в этот рабочий процесс, что позволяет сканировать квитанции на ходу, утверждать счета для быстрой оплаты и подписывать формы прямо на устройстве.
Хотя Docuware предлагает демоверсию и бесплатную пробную версию, цена, конечно же, зависит от выбранных услуг, поэтому потенциальному покупателю требуется связаться для индивидуального предложения.
Бесплатная пробная версияОбновление: Docuware теперь предлагает бесплатную пробную версию в партнерстве с. Нажмите здесь сейчас, чтобы потребовать. Посмотреть сделку
4. MasterControl
DMS сосредоточен на соблюдении
Оптимизирован для мобильных устройствПоддерживается регулирующими органамиМировые стандартыВ крупных организациях часто существуют процессы и правила, обеспечивающие соответствие документов требованиям и руководствам компании. Но когда у вас много файлов, может быть сложно соблюдать такие правила.
Программное обеспечение MasterControl Document Control, используемое некоторыми из крупнейших регулирующих органов мира, представляет собой программное обеспечение для управления документами, которое отвечает сложным нормам и стандартам по всему миру. Он направлен на снижение затрат на соблюдение требований и повышение внутренней эффективности.
Система полностью автоматизирует маршрутизацию, доставку, эскалацию и утверждение важных документов. Он также имеет централизованный безопасный архив, в котором вы можете хранить и искать бизнес-файлы.
Нет никаких указаний на бесплатную пробную версию, а для уточнения цены необходимо связаться с компанией, чтобы узнать цену.
5. XaitPorter
Облачное сотрудничество в лучшем виде
Полностью оптимизирован для облакаВозможности умной совместной работыИнтеграция с SalesforceЕсли вы ищете облачное решение для создания документов, вам обязательно стоит попробовать XaitPorter.
Самое замечательное в этой системе то, что она чрезвычайно гибкая. Вы можете сотрудничать и работать над документами с коллегами одновременно, и вы можете легко обмениваться отзывами друг с другом. Он также управляет всеми аспектами рабочего процесса, поэтому вам не нужно беспокоиться о форматировании, нумерации и макете.
У XaitPorter также есть несколько полезных трюков на фронте интеграции. Программное обеспечение может работать с Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText и Dropbox. В настоящее время им пользуются более 45 000 фирм по всему миру.
Несмотря на то, что доступна демоверсия, бесплатной пробной версии нет, а для уточнения цены необходимо связаться с нами.
Другие платформы DMS для рассмотрения
Хотя есть ряд специализированных офисных платформ и платформ для документов, которые мы могли бы упомянуть, не в последнюю очередь Office 365, LibreOffice и Adobe Document Cloud, они больше ориентированы на создание документов и управление ими, а не на управление и хранение документов из различных источников и форматов. Поэтому мы продолжим этот список, представив некоторые другие решения DMS, которые стоит рассмотреть:
Samepage немного отличается от стандартного управления документами, поскольку он больше касается создания единого координационного центра для всех коммуникаций, проектов и инструментов обмена документами. Цель состоит в том, чтобы упростить все в одном приложении, вместо того, чтобы иметь несколько программных приложений для разных задач. Интерфейс прост и удобен в использовании, в его основе лежит совместная работа. В этом отношении это делает Samepage потенциально гибким решением для удовлетворения множества потребностей.
Dokmee рекламирует себя как решение для управления корпоративным контентом, предназначенное для организации, защиты и управления файлами. Он поддерживает ряд форматов документов, а также обеспечивает отображение документов и сбор данных как часть своих услуг. Все может быть интеллектуально проиндексировано с помощью ИИ, файлы автоматически маркируются для индексации, а маршрутизация на основе правил упрощает хранение и архивирование, и все это осуществляется с помощью безопасного хостинга в облаке. Как и ожидалось, поддерживается совместная работа с доступными разрешениями и параметрами аудита для упрощения управления файлами.
eFileCabinet - это программное решение для управления документами, которое использует интеллектуальную автоматизацию для организации, именования и хранения файлов в соответствии с их содержанием. Доступны шаблоны для настройки дерева папок документов в вашей системе. Разрешения, истечение срока действия файла / папки и уведомления также могут быть настроены для совместного использования файлов и для отправки файловых запросов, и все это выполняется с использованием защищенного URL-адреса. Общие правила доступности также могут быть установлены в соответствии с политикой компании.
Abbyy, пожалуй, наиболее известны своими службами чтения и сканирования файлов, но они также предоставляют службу архивирования цифровых документов, которая обеспечивает безопасное хранение и использование документов. Доступ можно отслеживать и регистрировать, а существующие документы можно повторно использовать и редактировать по мере необходимости для переиздания. Мета-ключевые слова могут применяться для облегчения поиска поверх обычных функций поиска и легко распространяться через Интернет или электронную почту по мере необходимости. Одним из потенциальных ограничений является то, что службы Abbyy в основном созданы для хранения документов в формате PDF.
- Мы также представили лучшее облачное хранилище документов.
