eFileCabinet - это просто одна из лучших платформ программного обеспечения для управления документами. eFileCabinet предлагает детальный контроль над безопасностью, совместным использованием файлов, управлением версиями и многим другим. Функции AI помогают автоматически классифицировать файлы, а оптическое распознавание символов позволяет искать любые данные внутри отсканированных файлов. Единственным недостатком eFileCabinet является то, что он может быть дорогим, особенно если у вас много пользователей или вам нужны надстройки интеграции.
В нашем обзоре eFileCabinet мы поможем вам решить, подходит ли эта платформа управления документами для вашего бизнеса.
- Лучшее программное обеспечение для управления документами
Планы и цены
eFileCabinet предлагает три варианта ценообразования. План Advantage стоит 55 долларов США на пользователя в месяц при ежегодной оплате и включает 1 ТБ хранилища вместе со всеми основными функциями eFileCabinet. Однако вы ограничены в том, какие надстройки вы можете приобрести, поэтому eFileCabinet не очень расширяется с помощью плана Advantage.
Бизнес-план стоит 99 долларов за пользователя в месяц при ежегодной оплате и включает 5 ТБ хранилища для вашего бизнеса. Этот план включает параллельные предварительные просмотры документов и интеграцию с Microsoft OneDrive и Google Drive. Он также позволяет приобретать надстройки для интеграции с Salesforce, единого входа, автоматизированных рабочих процессов и интеграции с электронной почтой.
Безлимитный план стоит 199 долларов США за пользователя в месяц с ежегодной оплатой. Этот план включает в себя все надстройки eFileCabinet, а также неограниченное хранилище документов.
Функции
eFileCabinet содержит множество функций, которые помогают сотрудникам обмениваться файлами, управлять документами и оптимизировать рабочие процессы.
Одна из лучших особенностей eFileCabinet - это простота обмена файлами. С помощью этого программного обеспечения вы можете мгновенно обмениваться файлами с кем угодно внутри или за пределами вашей организации. Нет ограничений на количество гостевых пользователей, которые могут работать с документами внутри вашей учетной записи, независимо от вашего плана. Кроме того, у вас есть контроль над разрешениями на редактирование и вы можете выбрать получение уведомлений о загрузке общего файла.
Примечательно, что eFileCabinet также позволяет запрашивать файлы у других пользователей или гостей. При запросе файла вы можете создать несколько полей документа и решить, являются ли они обязательными или необязательными. Вы также можете предварительно настроить место загрузки файлов, чтобы они автоматически загружались в папку, в которой они находятся.
Один из способов, которым eFileCabinet помогает организовать ваш бизнес, - это шаблоны папок. С помощью шаблонов папок вы можете создавать стандартизированные каталоги с предварительно названными папками. Например, вы можете создать шаблон, в котором родительская папка содержит 12 подкаталогов, каждый из которых имеет название отдельного месяца.
Преимущество этой системы в том, что у каждого файла, который вы создаете или получаете, есть дом. Кроме того, легко стандартизировать структуру папок для всех сотрудников вашего бизнеса. Это упрощает совместное использование и поиск файлов, а также устраняет потенциальную путаницу, возникающую из-за того, что каждый сотрудник создает свою собственную файловую систему.
Пользователи Business и Unlimited имеют доступ к автоматизированным процессам документооборота, что является мощным способом оптимизации вашего бизнеса. Одно из приложений, которое выделяет eFileCabinet, - это автоматическое присвоение имени и файл входящему документу на основе наличия определенных ключевых слов в самом документе. Вы также можете использовать рабочие процессы для разделения полей формы на подкатегории с возможностью поиска, что делает поиск в документе еще более эффективным.
Интерфейс и в использовании
Веб-платформа eFileCabinet, как правило, очень проста в навигации благодаря трехпанельному дизайну, который позволяет просматривать весь каталог папки, файлы в выбранной папке и предварительно просматривать отдельный файл. Также имеется панель поиска для быстрого поиска документов и панель избранного для быстрого доступа к наиболее часто используемым папкам.
Однако стоит отметить, что вы не можете редактировать документы внутри eFileCabinet. Это немного разочаровывает, особенно когда вам просто нужно внести простые изменения в документ или форму Word. Тем не менее, вы можете сохранять неограниченное количество версий файлов, что удобно для работы над проектами с большим количеством ревизий.
eFileCabinet также предлагает мобильные приложения для iOS и Android. В мобильных приложениях примечательно то, что они позволяют делать фотографии любого бумажного документа и мгновенно загружать их в облако eFileCabinet.
Служба поддержки
eFileCabinet предлагает поддержку по телефону, электронной почте и в чате с 7:00 до 18:00 по горному времени с понедельника по пятницу. Вы можете приобрести круглосуточную поддержку по телефону в качестве дополнительного дополнения (цена указана только по расценкам). eFileCabinet также имеет онлайн-базу знаний, которая включает очень подробные руководства пользователя по большинству ключевых функций программного обеспечения.
Безопасность
eFileCabinet размещает ваши документы в облаке и серьезно относится к безопасности. Все файлы в состоянии покоя зашифрованы, а ваше соединение с облаком зашифровано с помощью SSL. Двухфакторная аутентификация при входе в систему также является стандартной функцией.
Кроме того, у администраторов есть значительный контроль над программным обеспечением. Вы можете установить требования к сложности пароля, включить IP-адрес в белый список или ограничить время входа в систему. Администраторы также имеют доступ к полным журналам активности всех пользователей.
Единственная функция безопасности, которую мы упустили, - это возможность устанавливать ограничения на загрузку общих файлов. eFileCabinet также предлагает URL-ссылки быстрого доступа к документам, которые, хотя и удобны, но не очень безопасны.
Соревнование
В eFileCabinet есть что нравится. Но если у него нет функций или интеграции, необходимых вашему бизнесу, рассмотрите Dokmee или DocuWare. Dokmee разработан для предприятий, и автоматизация рабочих процессов является стандартной. DocuWare предлагает дополнительные мобильные инструменты и функции соответствия, а также колоссальные 500 вариантов интеграции. Обе платформы предлагают цены только по котировкам, но ожидайте, что они будут дороже, чем eFileCabinet для среднего бизнеса.
Окончательный вердикт
eFileCabinet - это мощное программное обеспечение для управления документами с множеством полезных функций для малого и среднего бизнеса. Платформа упрощает стандартизацию организации файлов в вашем бизнесе и автоматическую организацию файлов с использованием рабочих процессов на основе искусственного интеллекта. Он также имеет надежную поддержку для обмена файлами и управления. Хотя eFileCabinet стоит дорого, степень, в которой он может упростить ваш бизнес, вполне может окупиться.
- Наш гид по лучшему программному обеспечению для управления документами
