Жизнь в виртуальном мире сейчас не должна быть такой тесной. Хотя это правда, что многие из нас самоизолируются и подключаются к работе с помощью бизнес-ноутбука и чата Zoom, есть способы провести виртуальное мероприятие для деловой встречи, видеоконференции, демонстрации продукта или даже полноценного стартовая вечеринка. Как бизнес-лидеры, нам не нужно задаваться вопросом, откажутся ли люди от участия в мероприятии или даже откажутся от него, потому что есть варианты получше.
К счастью, многие принципы и концепции реального личного мероприятия все еще применимы к проведению виртуального мероприятия - вплоть до закусок, кофе и времени знакомства. Рекомендуется максимально имитировать реальное мероприятие, чтобы люди чувствовали себя комфортно и участвовали в нем, а также чтобы они продолжали участвовать в мероприятии и не бросали его внезапно.
Хотя могут возникнуть некоторые технические препятствия, все еще возможно взаимодействовать с массами эффективным и продуктивным способом, который приведет к тому же уровню успеха. Самая важная часть этого - преднамеренность - осознание того, что люди обеспокоены и обеспокоены всемирной пандемией и что у них есть много вещей, конкурирующих за их внимание. Когда есть оптимизированный подход к мероприятию, последовательное общение и дополнительные льготы, вы обнаружите, что люди столь же заинтересованы и пленены.
1. Сообщите, чего ожидать
Один из самых важных шагов для любого мероприятия - это перенос из реального мира. Чем больше вы сможете сообщить о том, чего ожидать - используя повестку дня, веб-сайт с более подробной информацией, электронные письма с обновлениями расписания и фотографии выступающих, - тем лучше. Это задействует основную человеческую потребность быть «в курсе» любого события.
Это также помогает участникам узнать, будет ли мероприятие хорошо структурированным и полезным, даже если оно им «необходимо». (Избегайте ошибки, заключающейся в том, что необходимое событие автоматически гарантирует успех.) Виртуальному мероприятию уже мешает тот факт, что у участника может быть смартфон, сидящий рядом с ними, или даже домашний телевизор и игровая приставка. Если они знают, что предстоит подробное обсуждение и принятие решения, они отложат телефон в сторону.
2. Используйте функции событий Facebook.
Есть что-то почти волшебное в использовании функций событий Facebook. Во-первых, в виртуальной среде, где все сидят за ноутбуками и используют Zoom для посещения, возможности событий в социальных сетях - это чистое золото. Они заставляют все казаться более официальным. Однако функции события делают гораздо больше.
Поскольку в наши дни мы все отвлечены, и у нас есть несколько вариантов подключения, функции событий будут отправлять уведомления в виде напоминаний и отслеживать, кто на самом деле посещает, а кто пропускает. Эти данные могут помочь вам на каждой встрече. После того, как вы проведете одно мероприятие, вы сможете отслеживать его успех и напрямую связываться с теми, кто его пропустил. И не стоит недооценивать значение давления со стороны сверстников. Функции мероприятия показывают потенциальных участников, которые еще согласились принять участие в мероприятии.
3. Планируйте импровизированное обсуждение.
Еще один урок, извлеченный из реальных событий, - это возможность импровизированных дискуссий. Есть соблазн сразу приступить к делу, сразу перейти к повестке дня. Избегайте этого сценария. Опять же, мы говорим о рассеянных людях, которые сидят за ноутбуком. Большинству из нас требуется период времени, чтобы приспособиться к странностям посещения виртуального мероприятия, и нам нравится знакомиться с теми, кто посещает неструктурированное мероприятие.
Дайте людям хотя бы 10 минут или больше, чтобы наверстать упущенное, поговорить о погоде и даже отвлечься на личные вопросы. Никто не любит посещать собрания, где есть холодная, бесплодная повестка дня и одна основная говорящая голова. Даже в реальном мире это события, которые люди пропускают, как только они начинаются.
4. Сделайте в три раза больше рекламы.
Чтобы виртуальное мероприятие прошло успешно, важно несколько раз напомнить участникам. Предположим, что люди сильно отвлекаются, поэтому вам нужно будет продвигать мероприятие в три раза или больше. Это может включать отправку электронных писем, текстовых сообщений, сообщений чата в социальных сетях и других приглашений, помимо того, что вы обычно делаете. Понимание того, как люди используют цифровую коммуникацию, то есть они быстро прокручивают информацию, означает, что вам нужно будет чрезмерно общаться с ними и попытаться привлечь их интерес и внимание.
Один совет - отслеживать успех всех приглашений на каждое мероприятие. Если вы отправляете электронные письма, убедитесь, что вы используете инструмент, который может отслеживать, открывали ли потенциальные участники и читали ли сообщение. Если вы публикуете сообщения в социальных сетях, отслеживайте лайки и репосты. Это поможет вам не забывать о том, как часто вы рассказываете о мероприятии, а также о том, что сработало или не сработало в прошлом.
5. Поощряйте перекус и кофе.
Угадай, что? Одна из причин, по которой мы посещаем настоящие личные встречи, - это бесплатные закуски. Это человеческая природа. В виртуальном окружении это может быть сложно, но не невозможно. Если вы решили провести собрание компании через несколько недель и хотите, чтобы все присутствовали, попробуйте предложить аналогичные стимулы. Например, на веб-сайте управления мероприятиями EventBrite вы можете создать страницу регистрации для своих сотрудников. Если они заполнят его и выберут нужные варианты во время регистрации, предложите промо-код для бесплатной доставки UberEats или бесплатного бублика в местной закусочной, доставленного к встрече.
Допустим, вы планируете запуск нового продукта - отправьте каждому участнику бесплатный код на кофе в Starbucks, который они могут использовать для встречи. Эта концепция может показаться устаревшей, и сотрудники или посетители могут просто использовать код и не посещать собрание, но, по крайней мере, это попытка имитировать реальный стимул, который действительно работает.
- Для профессиональной конференц-связи выберите лучшие конференц-телефоны.
