Если вы ищете способы улучшить свою деловую электронную почту, вы не одиноки. Профессионалы регулярно борются с написанием электронных писем, ссылаясь на ясность, лаконичность и скорость как на основные препятствия.
Создание идеального делового электронного письма не должно быть сложным, и вам определенно не понадобится докторская степень по литературе, чтобы писать понятные и убедительные электронные письма. Несколько простых советов и уловок помогут вам общаться более эффективно и тратить на это меньше времени.
Если вы еще этого не сделали, обязательно ознакомьтесь с нашим списком лучших почтовых служб; Все эти советы будет легче реализовать, если вы найдете почтовый клиент, которым удобно и легко пользоваться.
1. Используйте форматирование текста в своих интересах.
Почти все современные электронные письма отправляются в формате HTML, а это означает, что вы можете использовать форматирование, чтобы добавить акцента или внести ясность. Выборочное использование смелый, подчеркнутый и выделенный курсивом текст может указывать на важность, срочность и актуальность.
Используя форматирование для привлечения внимания к ключевым понятиям, ваша электронная почта будет легче читать, и быстро передать больше информации. Учитывая, что средний офисный работник получает более 80 писем в день, это поможет вам выделиться как четкое и легкое для понимания.
Никогда не используйте ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ, чтобы подчеркнуть точку; люди находят это неприятным и даже грубым.
2. Добавьте гиперссылки, как профессионал
Это очень удобно, когда кто-то упоминает документ или веб-сайт, и все, что вам нужно сделать, это нажать на соответствующее ключевое слово, чтобы проверить источник самостоятельно. Гиперссылки - отличный способ сделать ваши электронные письма более профессиональными и будут высоко оценены вашими читателями.
Это еще одна причина того, что важно выбрать хорошую программу электронной почты, хотя большинство современных веб-приложений, таких как Gmail, прекрасно справляются со ссылками. Хотя это отличается от приложения к приложению, Ctrl + K (Cmd + K для Mac) - почти универсальная горячая клавиша для добавления гиперссылки. Если это не сработает, просто обратитесь за инструкциями в меню «Справка» вашего приложения.
3. Избегайте необычных или непрофессиональных шрифтов.
Да, в том числе и без комиксов. Выбирая шрифт для профессиональных писем, придерживайтесь классики. Например, Arial и Calibri легко читаются, сразу знакомы и хорошо подходят для бизнес-среды. Кроме того, для максимальной читаемости используйте один и тот же шрифт.
4. Найдите время, чтобы создать профессиональную подпись.
Некоторые компании будут иметь инструкции о том, что включать (или не включать) в вашу подпись, но если нет, у вас есть свободное место для создания профессионального имиджа.
Добавление логотипа вашей компании может иметь большое значение для создания безупречного образа. Современные почтовые приложения должны позволять центрировать логотип и писать текст под ним или выровнять логотип по левому краю с текстом по правому краю. В любом случае ваши электронные письма сразу будут выглядеть более профессионально, и читателям будет легче связать вас с вашей компанией.
Кроме того, когда дело доходит до подписи электронной почты, лучше меньше, да лучше. Придерживайтесь основ: ваше имя и должность, номер телефона и, если необходимо, простые значки для социальных сетей. Такие бренды, как Twitter, Facebook и Instagram, имеют страницы ресурсов со значками, которые вы можете добавить в свою подпись, которые будут ссылаться на ваш профиль (ы).
Кроме того, существует множество генераторов подписи, например WiseStamp, которые помогут вам создать профессиональную подпись за считанные минуты.
5. Корректируйте свои электронные письма.
Это может быть сложной привычкой, особенно для тех из нас, кто пишет 30-40 писем в день, но это существенно повлияет на то, насколько хорошо вы общаетесь. Орфографические ошибки, опечатки и неправильная грамматика сделают вашу электронную почту (и вас, соответственно) менее профессиональной.
Не стесняйтесь искать хорошие грамматические и письменные пособия. Например, Grammarly - это расширение для браузера, которое многие считают полезным для выявления таких ошибок. Однако будьте осторожны и не полагайтесь исключительно на автоматические средства письма. Вы все равно должны вычитать свое письмо от начала до конца.
6. Избегайте пуха и наполнителя.
Как и у вас, у большинства людей есть нескончаемый поток входящих писем. Помимо простого приветствия и вежливого закрытия, делайте все максимально прямо и просто. Обратите особое внимание на повторы, продолжение предложений и заполнитель.
Написать электронное письмо - это не то же самое, что говорить: текст остается на экране, доступным для ваших читателей в любое время. Нет необходимости упоминать что-то более одного раза или делать несколько ссылок на один и тот же продукт или концепцию.
Как уже говорилось, с помощью форматирование для выделения и гиперссылок на справочные документы, вы можете значительно упростить свой текст для более эффективного электронного письма.
Резюме
Написание отличных деловых писем не должно вызывать стресса или отнимать много времени, хотя для этого нужна практика. Эти шесть простых советов помогут вам создавать электронные письма, которые будут более четкими и легкими для чтения и понимания, а также будут иметь более профессиональный вид.
Уверенное и своевременное создание профессиональных писем - это навык, который можно изучить и улучшить, как и любой другой. В Интернете доступно множество ресурсов, в том числе бесплатные шаблоны электронных писем, которые можно использовать в качестве вдохновения и которые могут облегчить задачу.
- Мы выбрали лучших провайдеров безопасной электронной почты.
