Много усилий было вложено в Microsoft Teams, поскольку компания рассматривает его как критически важный компонент в своей функциональности программного обеспечения, позволяющий пользователям творчески объединять свои усилия через безопасный центральный коммуникационный узел.
Для достижения этой цели Teams берет на себя четыре основные бизнес-функции и объединяет их в единую унифицированную платформу. К ним относятся обмен сообщениями, координация встреч, голосовые и / или видеозвонки, и, наконец, он интегрируется с Microsoft Office 365 вместе с другими важными бизнес-инструментами, которые вы используете для поддержки своего бизнеса.
Таким образом, вы можете общаться с отдельными людьми или группами, координировать собрания и действия, вести записи всего общения и совместно работать над документами в рамках рабочего процесса Teams.
Давайте начнем с Teams и подробно рассмотрим, как вы их используете.
- Возможно, вы болтаете на одном из наших лучших ноутбуков 2022-2023 года.
1. Запустить команды
Команды можно использовать на компьютере прямо из браузера, на мобильных устройствах (Android и iOS) или через настольные приложения для ПК и Mac.
Но для этого урока мы будем использовать версию браузера. Поскольку он содержит те же функции и макет, что и устанавливаемое приложение.
Чтобы использовать Teams, перейдите по адресу https://teams.microsoft.com/start.
Здесь вам будет предложено «Зарегистрируйтесь бесплатно», и единственное ограничение состоит в том, что вы должны либо уже иметь, либо создать в настоящее время учетную запись Microsoft.
Если вы уже используете бизнес-версию Microsoft Office 365, вы также должны увидеть Teams как одно из стандартных приложений в рабочей области Office.
После того, как вы предоставите учетную запись Microsoft и пароль, вас попросят указать, в какой среде вы будете использовать Teams, с возможными вариантами: в школе, с друзьями и семьей или в компании. Каждый вариант немного настраивает команды для этих профилей, но основная технология остается той же.
В этом упражнении мы выбрали вариант «Для работы» по умолчанию.
Имея учетную запись и настроенные команды для того, как вы будете ее использовать, веб-версия предложит вам настольное приложение, если оно доступно для операционной системы на вашем компьютере. Устанавливать это нет необходимости, но некоторым пользователям нравятся устанавливаемые приложения, не зависящие от браузера.
Наша первая задача - создать нашу первую Команду. Давай сделаем это сейчас.
2. Создайте команду
Как и ожидалось, основная структура команд - это «команда».
Чтобы создать команду или присоединиться к ней, нажмите на раздел «Команда» на боковой панели, а затем подпишите в левом нижнем углу приложения, где написано «Присоединиться или создать команду». Если общедоступные команды уже существуют, вы увидите те, на которые нужно щелкнуть, или вы можете ввести код, чтобы присоединиться к частной команде.
В нашем примере ни один из них еще не доступен. У нас есть только возможность «Создать команду».
Для компаний, у которых уже есть группы Office 365, их можно использовать как быстрый способ создать команду с прикрепленными членами, но мы создадим ее с нуля, выбрав этот вариант при первом вводе.
Затем вы можете решить, будет ли команда публичной, частной или общеорганизационной. Кто угодно может присоединиться к общедоступной команде, закрытая доступна только по приглашению, а в рамках всей организации автоматически добавляются все участники компании.
Затем вы можете решить, как будет называться команда, дайте ей описание и подтвердите, что это за тип. Если у вас есть частная команда, которую вы позже решите стать общедоступной или общедоступной, то как создатель команды вы можете изменить ее позже, если захотите.
Но для того, чтобы команды были полезными, они должны содержать не только ваше имя и данные, но и имена других членов команды. Давайте добавим их дальше.
3. Добавление членов команды
Есть множество способов добавить людей в Teams, но самый простой - отправить им по электронной почте ссылку, по которой они будут зачислены, когда они нажмут на нее. Или вы можете просто добавить их адрес электронной почты прямо в Teams.
Вы также можете импортировать имена и адреса электронной почты из других приложений, хранящих эти данные, таких как Outlook, People или другое хранилище контактов.
Как только с командой будут связаны несколько человек, она появится в списке команд, и вы сможете просмотреть ее участников и любые действия.
По умолчанию в нем есть только одна тема обсуждения "Общие". В Teams эти подразделы команды называются каналами, и теперь мы добавим один из них и начнем разговор.
4. Добавьте канал.
Информация, необходимая для канала, подобна команде. У него есть название, описание, и вы можете сказать, является ли он стандартным или частным. Последний вариант очень полезен, если вы хотите вступить в частную беседу с другим членом команды, но при этом не допускайте, чтобы другие это видели.
После создания канала вы можете добавлять сообщения, загружать файлы и взаимодействовать с другими членами команды.
Мы создали канал под названием «Праздничные приключения», а затем добавили несколько веб-страниц и небольшой пост о канале. Каждый участник, имеющий доступ к этому каналу, может быть предупрежден, если публикуется новый контент, и вы также можете ссылаться на людей в сообщениях, помещая @, а затем их имена.
5. Канал разговоров
Общение на канале - это не обычный чат, в котором говорится исключительно между двумя сторонами, это больше похоже на громкую дискуссию в офисе с открытой планировкой.
В нашем примере член команды Дзен разговаривает с Марком, сообщение отправляется Марку, но все остальные могут видеть беседу. Хотя только Марк получает предупреждение о том, что он в центре комментария. Этот подход позволяет нескольким людям получать оповещения с помощью сообщения, и каждый может быть в курсе того, что было сказано, если у них открыты команды или включены оповещения.
Интересно, что даже если вас не упомянули, вы все равно можете ответить на публикацию на канале, например, сказать: «Марк отсутствует на сегодня, возможно, он забыл о вашей встрече?».
6. Время видеочата.
Внизу правой панели находится строка значков, которые позволяют беседам иметь более богатое содержание, чем просто слова, а также самый важный значок в Meet.
Этот значок, напоминающий видеокамеру, имеет метку «Meet Now», если вы наведете на него указатель, и по умолчанию он инициирует встречу с видео.
После того, как вы нажмете на нее, вам будет предложено отключить видео, если вы предпочитаете, а также указать тему встречи. После того, как вы сделали этот выбор, вы можете нажать «Встреча» и начать встречу, даже если в этот момент на ней присутствовали только вы.
Во время собрания вы сможете видеть себя, а также видеть небольшую панель управления, которая позволяет отключать звук, отключать видео, распространять файлы среди присутствующих, показывать чат, а также видеть, кто присутствует.
Вы также можете предоставить общий доступ к своему рабочему столу или использовать функцию интерактивной доски, чтобы комментировать изображение или презентацию, которые вы, возможно, обсуждаете.
7. Управление каналами
Если вы присоединяетесь к каналу, а затем по какой-либо причине решаете, что он не содержит ничего важного для вас, вы можете удалить этот канал. Но имейте в виду, что все разговоры, записи собраний и все остальное, что связано с этим каналом, будет удалено, а вы передумаете и получите его обратно.
Единственное исключение для очистки - любые прикрепленные файлы будут сохраняться на Sharepoint даже после удаления канала.
Очевидно, что если вы удалите канал, созданный для встречи, которая не состоялась, или проекта, который так и не начался, это нормально. Но будьте осторожны при удалении каналов, которые могут вам понадобиться в какой-то момент, даже если это произойдет не сразу.
8. Добавление дополнительных функций
Версия Teams, которую мы представили, является основной функциональностью этого продукта, но вы можете добавлять в Teams всевозможные функции и интеграции в зависимости от продуктов, которые вы используете на рабочем месте.
Хорошим примером такой расширяемости является то, что многие компании будут запускать Office 365 с облачным календарем, а те, которые это делают, будут видеть дополнительный значок слева «Встречи». Это позволяет планировать встречи в будущем и держать всех в курсе, если мероприятие будет перенесено или впоследствии отменено.
Microsoft Teams также обеспечивает подключение к широкому спектру сторонних бизнес-продуктов, таких как KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote и многие другие. Если вы серьезно относитесь к использованию Teams, стоит поговорить со своими ИТ-специалистами о том, какие дополнительные функции вы можете включить с помощью Microsoft Teams.
- Лучшие браузеры 2022-2023 года: самые быстрые и безопасные способы выхода в Интернет
